Regulamin

REGULAMIN VICTUS APARTMENTY VICTUS S.C. K. SZYMAŃSKI, A. I R. SZERSZYŃSCY z siedzibą w Sopocie (81-704) przy ulicy Dworcowej 1/2

Postanowienia ogólne

1.    Regulamin określa zasady świadczenia usług i jest integralną częścią umowy, do której zawarcia dochodzi poprzez dokonanie rezerwacji, podpisanie karty meldunkowej bądź zapłatę zaliczki lub całej należności za pobyt. Dokonując w/w czynności Klient potwierdza, iż zapoznał się i akceptuje warunki Regulaminu.
2.    Regulamin obowiązuje wszystkie osoby przebywające w VICTUS APARTAMENTY. Odpowiedzialność za te osoby spoczywa na osobie dokonującej rezerwacji, zwanej w niniejszym Regulaminie Klientem lub Zameldowanym.
3.    Regulamin dostępny jest do wglądu w Recepcji.

WARUNKI REZERWACJI
1.    Rezerwacji apartamentu Klient może dokonać: bezpośrednio pod numerem telefonu +48 58 710 89 17 , mailowo na adres biuro@victus-sopot.pl, na stronie internetowej www.victus-sopot.pl, osobiście w Recepcji VICTUS Apartamenty oraz za pośrednictwem portali, w których dostępna jest oferta obiektu.
2.    Rezerwacje dokonane bezpośrednio muszą być zagwarantowane poprzez wpłatę zaliczki w wysokości 30-100% całkowitej wartości rezerwacji w terminie trzech dni od daty dokonania rezerwacji. W przypadku z rezygnacji z rezerwacji zaliczka zwracana jest według następujących zasad: 
- do 28 dni przed przyjazdem – 100 % 
- od 27 dni do 15 przed przyjazdem – 50 % 
- do 14 dni przed przyjazdem zaliczka nie podlega zwrotowi.
3.    Rezerwacja telefoniczna wymaga późniejszego potwierdzenia drogą mailową, telefoniczną lub sms w wyznaczonym terminie.
4.    Akceptowane formy płatności: karta kredytowa, gotówka, przelew. Rozliczenia transakcji kartą płatniczą i e-przelewem przeprowadzane są za pośrednictwem Tpay.com.


ZAMELDOWANIE
1.    Podstawą zameldowania w apartamencie jest okazanie przez Klienta dokumentu tożsamości oraz uregulowanie całej należności za pobyt.
2.    Godziny otwarcia Recepcji: 9:00 – 17:00 w dni tygodnia.
3.    Klient dokonując rezerwacji zobowiązuje się wynająć pokój w określonym terminie, za określoną cenę, a co za tym idzie uiścić opłatę za cały zadeklarowany okres najpóźniej w trakcie procedury meldunku.
4.    VICTUS Apartamenty zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia Klienta, który: nie posiada ważnego dowodu tożsamości, nie chce okazać dokumentu, odmawia podpisania karty meldunkowej, znajduje się pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających, podczas poprzedniego pobytu rażąco naruszył regulamin obiektu. W przypadku odmowy zameldowania Klienta z ww. powodów wpłacone pieniądze w formie zaliczki nie są zwracane.
5.    W przypadku przedłużenia pobytu lub zakupu dodatkowych usług po wcześniejszym uzgodnieniu z Recepcją obiektu, opłata zostanie dodana do rachunku Klienta i musi zostać uregulowana niezwłocznie. 
6.    Klienci przybywający poza godzinami pracy recepcji są zobowiązani powiadomić personel recepcji o orientacyjnej godzinie przyjazdu z wyprzedzeniem, telefonicznie lub e-mailem.
7.    W przypadku wystąpienia niemożliwych do przewidzenia okoliczności, których skutków nie można natychmiast zlikwidować zwyczajnymi środkami, VICTUS Apartamenty zastrzega sobie prawo zaproponowania Klientowi obiektu zastępczego, podobnego do obiektu pierwotnie zarezerwowanego.


DOBA HOTELOWA
1.    Pokoje w obiekcie wynajmowane są na doby.
2.    Doba pobytu w apartamencie rozpoczyna się o godzinie 16:00 w dniu przyjazdu i trwa do godziny 11:00 dnia następnego.
3.    Przekazanie kluczy do apartamentu nastąpi bezpośrednio w biurze firmy Victus, ul. Dworcowa 1/2 w Sopocie
4.    W oparciu o bieżącą dostępność apartamentów istnieje możliwość wcześniejszego zameldowania Klienta po konsultacji z Recepcją obiektu. 
5.    Życzenie przedłużenia pobytu poza okres wskazany w rezerwacji należy zgłosić pod numerem tel. +48 58 710 89 10 do godziny 10:00 bądź w Recepcji VICTUS Apartamenty lub telefonicznie. Zostanie ono uwzględnione w miarę dostępności apartamentów i jest dodatkowo płatne w kwocie 20 zł za każdą dodatkową godzinę.
6.    Przedłużenie pobytu w apartamencie po godzinie 11:00 będzie traktowane jako przedłużenie doby hotelowej, co skutkować będzie obciążenie rachunku Gościa kwotą doby hotelowej bez możliwości pozostania w pokoju.
7.    Skrócenie wcześniej zadeklarowanego i opłaconego pobytu nie skutkuje zwrotem równowartości niewykorzystanej doby.


ZASADY UŻYTKOWANIA APARTAMENTÓW
1.    Klient zobowiązany jest do użytkowania lokalu mieszkalnego zgodnie z jego przeznaczeniem oraz do utrzymywania i zdania apartamentu w stanie zastanym z chwilą zameldowania.
2.    Liczba osób zamieszkujących w obiekcie nie może być większa od podanej w karcie meldunkowej. Złamanie tej zasady wiąże się z nałożeniem opłaty dodatkowej w wysokości 100 PLN za każdą osobę za dobę.
3.    Gość hotelowy nie morze przekazywać apartamentu innym osobom, nawet jeśli nie upłynął okres, za który uiścił opłatę. Zmiana nazwiska rezerwacji lub gościa hotelowego przebywającego pokoju musi zostać uzgodniona z recepcją lub managerem obiektu.
4.    Informujemy, że podczas używania klimatyzacji, okna i drzwi muszą być zamknięte. Klimatyzację należy bezwzględnie wyłączyć przy każdorazowym opuszczeniu apartamentu.
5.    Koszt dodatkowego sprzątania i wymiany pościeli to 100 PLN za każdy serwis, który należy ustalić i opłacić w recepcji.
6.    W apartamencie obowiązuje zakaz palenia. W przypadku złamania tego zakazu Gość zostanie obciążony karą finansową w wysokości 500 PLN.
7.    Organizowanie imprez towarzyskich w apartamencie jest surowo zabronione.
8.    Zachowanie Gości oraz osób korzystających z usług obiektu nie powinno zakłócać pobytu innych Gości.
9.    Osoby niezameldowane mogą przebywać w apartamencie w godzinach 07:00–22:00. Przebywanie osoby niezameldowanej w apartamencie Gościa po godzinie 22:00 jest równoznaczne z wyrażeniem zgody przez najmującego apartament na odpłatne dokwaterowanie, według cen pełnych obowiązujących w dniu zameldowania.
10.    Ze względu na bezpieczeństwo pożarowe zabronione jest używanie w apartamentach grzałek, żelazek i innych urządzeń elektrycznych, nie stanowiących wyposażenia pokoju. Powyższe nie dotyczy ładowarek i zasilaczy urządzeń RTV oraz zasilaczy komputerowych.
11.    W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w apartamencie Klienci proszeni są o jak najszybsze zgłaszanie zastrzeżeń pod numerem tel. +48 58 710 89 17 w godzinach pracy Recepcji, co umożliwi pracownikom reakcję i poprawę standardu świadczonych usług.
12.    Usterki zgłoszone w dni powszednie będą usuwane bez zbędnej zwłoki, chyba że charakter usterki decyduje o dłuższym czasie jej naprawy. Usterki zgłaszane w soboty, niedziele i święta będą usunięte w pierwszy dzień roboczy po okresie świątecznym lub w najbliższym dostępnym terminie. Za usterki powstałe z winy Klienta będzie pobierana adekwatna rekompensata pieniężna.
13.    Awarie powstałe z przyczyn niezależnych od VICTUS Apartamenty (dostawa mediów, w tym Internetu, awarie sprzętów znajdujących się w apartamencie) nie stanowią podstawy do rezygnacji z rezerwacji lub zmiany ceny za zarezerwowany apartament – Klient zobowiązany jest do uiszczenia opłaty za całość rezerwacji.
14.    VICTUS Apartamenty zastrzega sobie prawo do zmiany zarezerwowanego apartamentu w sytuacji awarii lub usterki bądź niemożliwości przydzielenia wybranego apartamentu z przyczyn niezależnych.
15.    VICTUS Apartamenty może przerwać pobyt Klientów bez zwrotu wniesionej opłaty za rezerwację oraz obciążyć Zameldowanego adekwatną karą w przypadku nieprzestrzegania Regulaminu. W takiej sytuacji opłata wniesiona za pobyt nie podlega zwrotowi.
16.    W apartamencie mogą przebywać zwierzęta po wcześniejszym ustaleniu i wyrażoną zgodą przez obiekt. Dodatkowy koszt wynosi 50zł jednorazowo.

WYMELDOWANIE
1.    Przy każdorazowym wyjściu z apartamentu Klienci zobowiązani są wyłączyć oświetlenie, zamknąć wszystkie okna oraz drzwi do apartamentu, wyłączyć klimatyzację, wyłączyć żelazko.
2.    VICTUS Apartamenty nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione przez Klientów w apartamentach. Przedmioty osobistego użytku pozostawione w apartamencie przez wyjeżdżającego gościa będą odesłane na jego koszt, na adres przez niego wskazany. W przypadku nie otrzymania takiej dyspozycji obiekt przechowa te przedmioty przez okres 1 miesiąca. Po tym czasie zostaną one zutylizowane. W trakcie dłuższego pobytu Klienci, u których prowadzane są sprzątania stałe w ustalonych wcześniej terminach, proszeni są o prawidłowe przechowywanie i zabezpieczanie rzeczy cennych.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ
1.    W przypadku stwierdzenia zniszczeń, stwierdzenia zabrudzeń apartamentu, ręczników, pościeli ponad normę bądź stwierdzenia stanu po paleniu papierosów w apartamencie po wymeldowaniu Klientów, obiekt zastrzega sobie prawo do obciążenia karty kredytowej podanej przy dokonywaniu rezerwacji w kwocie do pełnej wartości kosztów naprawy/dearomatyzacji i poniesionych strat.
2.    Gość ponosi pełną odpowiedzialność materialną za: zgubienie kluczy oraz wszelkiego rodzaju uszkodzenia lub zniszczenia przedmiotów wyposażenia i urządzeń technicznych, powstałych z jego winy lub odwiedzających go osób.
3.    W przypadku pobytu w mieszkaniu ze zwierzęciem, opiekun jest zobowiązany do utrzymania czystości podczas i w momencie opuszczania mieszkania. W całym obiekcie zwierzę powinno poruszać się na smyczy ze względu na innych gości.
4.    W sytuacji nie zastosowania się do regulaminu obiektu i konieczność wezwania ochrony, kosztami obciążony zostanie gość.

DODATKOWE OPŁATY

1.    Podatek uzdrowiskowy 4,45 nie jest wliczony w cenę i musi być uiszczony przy przyjeździe
2.    Sprzątanie końcowe apartamentu koszt(wliczone w cenę końcową widoczną podczas dokonywania rezerwacji):

Kategoria 1 (studio) – 120,00 zł netto;
Kategoria 2 (1 sypialnia) – 150,00 zł netto;
Kategoria 3 (2 sypialnie) – 200,00 zł netto;
kategoria 4 (3 sypialnie) – 220,00 zł netto;
Kategoria 5 (4 sypialnie) – 250,00 zł netto

3.    Wypożyczenie łóżeczka turystycznego dla dziecka (bez pościeli) - 80 zł/szt. (opłata jednorazowa)
4.    Wypożyczenie wanienki dla dziecka - 30 zł/szt. (opłata jednorazowa)
5.    Wypożyczenie fotelika do karmienia dla dziecka - 40 zł/szt. (opłata jednorazowa)
6.    Wypożyczenie wózka spacerowego - 150 zł (opłata jednorazowa)
7.    Dostawienie łóżka turystycznego - 25 zł/doba. (opłata jednorazowa)
8.    Śniadania- 35 zł/doba/osobę

POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1.    Dokonując rezerwacji w VICTUS Apartamenty Klient wyraża zgodę na umieszczenie swoich danych osobowych w bazie oraz przetwarzanie danych osobowych do celów meldunkowych i marketingowych oraz umieszczenia danych Klienta w bazie danych firmy zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997r. o Ochronie Danych Osobowych. (Dz.U. Nr 101 z 2002r., poz.926 z późn. zm.). Zameldowany ma prawo do wglądu do swoich danych osobowych.
2.    Zgodnie z art. 38 ustawy o prawach konsumenta prawo odstąpienia od umowy zawartej poza lokalem przedsiębiorstwa (portale rezerwacyjne, str www) lub na odległość nie przysługuje konsumentowi w odniesieniu do umów: o świadczenie usług w zakresie zakwaterowania, usług związanych z wypoczynkiem, jeżeli w umowie oznaczono dzień lub okres świadczenia usługi.
3.    Wersja obowiązującą regulaminu jest wersja sporządzona w języku polskim, przedstawiona wersja anglojęzyczna ma charakter informacyjny i nie stanowi oficjalnego, obowiązującego regulaminu.
4.    Ważne telefony: Pogotowie: 999, Policja 997, Straż pożarna 998 lub telefon alarmowy 112

Życzymy udanego pobytu!
VICTUS Apartamenty

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
1.    Dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji procesu rezerwacji, wyjaśnienia okoliczności ewentualnego naruszenia Regulaminu lub obowiązujących przepisów prawa, oraz rozpatrywania ewentualnych reklamacji.
2.    Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że :
3.    Administratorem danych osobowych pozyskanych w procesie rezerwacji w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa powszechnie obowiązującego, jest VICTUS S.C. K. SZYMAŃSKI, A. I R. SZERSZYŃSCY z siedzibą w Sopocie (81-704) przy ulicy Dworcowej ½, NIP 585 144 75 54
4.    Podmiotem przetwarzającym dane osobowe jest system rezerwacji online Hotres.pl, który należy do firmy LEMONPIXEL.pl Roman Korczyński z siedzibą w Jeleniej Górze 58-570 ul. Młyńska 12A nazywany dalej Hotres.pl
DANE OSOBOWE
1.    Na potrzeby procesu rezerwacji / wystawienia dokumentu sprzedaży pobierane są dane osobowe Gościa. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do realizacji procesu rezerwacji.
2.    Gość posiada prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia, jak również prawo do ograniczenia ich przetwarzania.
3.    Opcjonalna zgoda Gościa na przetwarzanie danych w celach marketingowych wymaga zaznaczenia odpowiedniego pola typu ‘checkbox’ w procesie rezerwacji. 
4.    Zgoda ta może być cofnięta poprzez przesłanie odpowiedniej wiadomości na adres e-mail: biuro@victus-sopot.pl.


ZOBOWIĄZANIA ADMINISTRATORA
1.    Administrator zapewnia, że dane osobowe Gościa nie są udostępniane osobom trzecim i w tym zakresie podejmie niezbędne środki i zapewni wykorzystanie swojej wiedzy i doświadczenia w celu realizacji przedmiotowego zapewnienia.
2.    Administrator zachowuje prawo udostępnienia danych osobowych podmiotom upoważnionym oraz w przypadkach przewidzianych przepisami prawa powszechnie obowiązującego. W szczególności dotyczy to podmiotów jakich jak: systemy realizujące płatności online oraz oprogramowanie recepcji.
3.    Administrator zobowiązany jest do dotrzymania tajemnicy i poufności informacji uzyskanych w celu realizacji procesu rezerwacji. Podjęte zobowiązanie pozostaje w mocy przez czas nieokreślony.


ZOBOWIĄZANIA Hotres.pl
1.    Hotres.pl jako Podmiot przetwarzający dane osobowe Gościa, zapewnia wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, oraz dodatkowych zabezpieczeń informatycznych, opierających się na sprawdzonych serwerach i systemach służących do przetwarzania danych osobowych w usługach świadczonych drogą elektroniczną.
2.    Hotres.pl oświadcza, że systemy informatyczne wykorzystywane do przetwarzania danych osobowych spełniają wymogi obowiązujących przepisów prawa, w szczególności chronione są w stopniu wysokim w rozumieniu rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informacyjne służące do przetwarzania danych osobowych.
3.    Podwykonawcy i pracownicy Hotres.pl zostaną należycie umocowani do przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją procesu rezerwacji, na co Administrator oraz Gość wyrażają zgodę.
W celu zapewnienia najwyższego bezpieczeństwa w przechowywaniu danych osobowych zgodnych z wymogami RODO, Hotres.pl zobowiązany się do:
•    Szyfrowania oraz anonimizacji transmisji danych osobowych ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania
•    zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego
•    regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania danych.

PROCEDURA ROZPATRYWANIA REKLAMCJI PRZEZ KLIENTÓW INDYWIDUALNYCH (KONSUMENTÓW)

1.    VICTUS S.C. K. SZYMAŃSKI, A. I R. SZERSZYŃSCY z siedzibą w Sopocie (81-704) przy ulicy Dworcowej ½, NIP 585 144 75 54 (zwana dalej: „VICTUS Apartamenty”) rozpatruje reklamacje zgłoszone przez Klientów w sposób i w terminach określonych w niniejszej Procedurze, o ile łączący Klienta z VICTUS Apartamenty stosunek prawny (np. umowa), nie stanowi inaczej.
2.    Na potrzeby niniejszej procedury za „Klienta” uważa się konsumenta w rozumieniu ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121) korzystającego z usług świadczonych przez VICTUS Apartamenty, składającego Reklamację.
3.    Na potrzeby niniejszej procedury za „Reklamację” uznaje się oświadczenie Klienta złożone w formie pisemnej lub w przesłane pocztą elektroniczną (niezależnie od nazwy / tytułu pisma) skierowane do VICTUS Apartamenty, które dotyczy naruszenia praw Klienta powstałego w związku z korzystaniem z usług oferowanych przez VICTUS Apartamenty. Reklamacja winna zawierać dane pozwalające na jednoznaczną identyfikację Klienta, jak również dane umożliwiające kontakt z Klientem oraz przedmiot Reklamacji (dokładny opis zastrzeżeń Klienta).
4.    Reklamacje w formie pisemnej należy wysłać na adres: VICTUS Apartamenty, Dworcowa ½, 81-704 Sopot bądź złożyć w recepcji VICTUS Apartamenty. Reklamacje w formie elektronicznej należy wysyłać na adres poczty elektronicznej: biuro@victus-sopot.pl w temacie wiadomości należy wpisać „reklamacja”.
5.    Klient powinien zgłosić Reklamację możliwie niezwłocznie po uzyskaniu informacji o zaistnieniu okoliczności budzących zastrzeżenia, w celu rzetelnego i efektywnego rozpatrzenia Reklamacji.
6.    VICTUS Apartamenty  po otrzymaniu Reklamacji podejmie działania mające na celu rozpatrzenie Reklamacji. Upoważniony pracownik ma prawo skontaktować się z Klientem w przypadkach wymagających dokonania ustalenia stanu faktycznego z udziałem Klienta bądź uzyskania dodatkowych informacji niezbędnych do właściwego rozpatrzenia Reklamacji.
7.    Reklamacje załatwiane są w formie pisemnej (lub w formie wiadomości e-mail w odpowiedzi na tak przesłaną Reklamację).
8.    Odpowiedź na Reklamację zawierać będzie: a) uzasadnienie faktyczne i prawne, chyba że nie wymaga tego charakter podniesionych zarzutów, b) informację na temat zgłoszonego problemu ze wskazaniem odpowiednich fragmentów umowy bądź przepisów obowiązujących na terenie obiektu, chyba że nie wymaga tego charakter podnoszonych zarzutów, c) wskazanie osoby udzielającej odpowiedzi.
9.    Udzielenie odpowiedzi na Reklamację zgłoszoną przez Klienta powinno nastąpić w możliwie krótkim terminie, nie dłuższym jednak niż 14 dni od wpływu Reklamacji.
10.    Decyzja o wypłaceniu Klientowi rekompensaty lub dokonaniu zwrotu środków musi zawsze uzyskać akceptację wspólników. 

ZASADY ANULOWANIA REZERWACJI W ZWIĄZKU Z COVID-19
 

Rezerwacje pobytów datą zameldowania przypadającą między 01 stycznia 2021 a 30 września 2022 r.

1. Anulowanie rezerwacji w przypadku obowiązywania zakazu przemieszczania się i obowiązywania zakazu przyjmowania Gości przez obiekty świadczące usługi najmu krótkoterminowego – bez kosztowo – zwrot wpłaconego zadatku nastąpi na nr konta, z którego został wpłacony zadatek. (podstawa prawna art. 15 zp ust. 4 ustawy z dnia 31 marca 2020r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw

2. Anulowanie rezerwacji po zniesieniu zakazu przemieszczania się i zakazu świadczenia usług najmu krótkoterminowego.

Jeżeli po zniesieniu zakazu przemieszczania się i zniesieniu zakazu świadczenia usług Gość będzie chciał zrezygnować z rezerwacji, wpłacony zadatek nie podlega zwrotowi.

3. Jeśli Gość w obawie przed COVID-19 mimo zniesienia zakazu przemieszczania się i zniesienia zakazu świadczenia usług najmu krótkoterminowego będzie chciał anulować rezerwację, której zameldowanie przypada w terminie do 30 września 2022 r. otrzymuje BON na kwotę wpłaconego zadatku, który będzie mógł zrealizować na dowolną rezerwację apartamentu lub pokoju z datą zameldowania do końca roku 2023 r.

Jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania z anulowaniem rezerwacji, prosimy o kontakt mailowy lub telefoniczny.